Rekisterinpitäjä

Tohtoriverkosto ry, y-tunnus 3101178-1

Kotipaikka Ruokolahti

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö on yhdistyksen jäsenvastaava Miia Kosonen, p. 040 672 0694.

Rekisterin nimi

Tohtoriverkosto ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä on tieto yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi. Tohtoriverkosto ry edistää tieteellisen koulutuksen ja tutkimusosaamisen arvostamista, tukee tohtoreiden urakehitystä ja myös muulla kuin akateemisella työuralla tarvittavien valmiuksien hankkimista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on siten tohtoreiden osaamisen kehittäminen, jakaminen, yhteistyö ja näihin liittyvä viestintä. Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseen ja jäsenten yhteiseen intressiin.

Tohtoriverkoston jäsenyys perustuu aina käyttäjän ilmaisemaan omaan ja nimenomaiseen pyyntöön. Jäseneksi haetaan yhdistyksen verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella. Hakulomakkeella annetut tiedot säilytetään vain jos henkilö hyväksytään Tohtoriverkosto ry:n jäseneksi.

Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus

Rekisterissä on tieto yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi.

• Henkilön nimi
• Sähköpostiosoite
• Jäsenyyden tyyppi
• Tieto suoritetuista jäsenmaksuista
• Vapaaehtoisina tietoina tieteenala, osaamisalueet ja tutkinnon suorittamisvuosi
• Yhdistyksen myöntämää apurahaa hakevilta lisäksi vapaamuotoinen hakemusteksti ja hakijan yhteystiedot. Apurahan saajien on toimitettava tilinumero apurahan maksamiseksi sekä henkilötunnus, jotta tiedot myönnetystä apurahasta voidaan toimittaa suoraan verottajalle. Näitä yksilöiviä tietoja ei kerätä verkkolomakkeilla.

Tohtoriverkostossa käsiteltäviä välttämättömiä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Näiden perusteella henkilöt voidaan liittää yhdistyksen jäseniksi ja heille voidaan toimittaa tarvittavat tiedot jäsenmaksun maksamiseksi. Myös kannatusjäsenet ilmoittavat yhteyshenkilön nimen ja sähköpostiosoitteen. Jäsentietoja voidaan hyödyntää verkoston tapahtumien markkinoinnissa sekä ajankohtaisista uutisista tiedottamisessa sähköpostitse.

Yhdistyksen jäsenten tiedot ovat Netvisor-järjestelmässä, jonka kautta yhdistyksen taloushallinto ja maksuliikenne hoidetaan. Kts. tietojen käsittely Netvisorissa 

Halutessaan henkilöt voivat yhdistyksen jäseneksi liittyessään ilmoittaa lisätietoja itsestään, ml. tieteenala, tutkinnon suorittamisvuosi ja se, onko kyseisellä ajanhetkellä jo väitellyt, jatko-opiskelija vai muutoin Tohtoriverkoston toiminnasta kiinnostunut. Näitä tietoja hyödynnetään ainoastaan jäsentilastoinnissa, eikä yksittäisten jäsenten vastauksia voi niistä tunnistaa.

Tohtoriverkostoon kumuloituneesta asiantuntemuksesta on koottu Google Driveen erillinen lista (ns. osaamislistaus), joka on vain yhdistyksen sisäisessä käytössä. Linkki listaukseen on Skillhivessä. Listalla on jäsenen nimen ja yhteystietojen lisäksi 5-10 tärkeintä osaamisalaa. Jokainen jäsen ylläpitää itse omia tietojaan ja ilmoittamalla omat tietonsa antaa samalla suostumuksensa niiden käyttöön. Osaamislistaukseen liittyminen on jäsenille vapaaehtoista. Jäsen voi koska tahansa poistaa omat tietonsa listalta.

Osana toimintaansa Tohtoriverkosto järjestää tapahtumia ja koulutuksia, joiden yhteydessä kerätään ilmoittautumistiedot koulutuksen järjestelyjä varten. Näitä ilmoittautumistietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite sekä mahdolliset erityisruokavaliot. Ilmoittautumistietoja voidaan koota Google-lomakkeella ja tietoja säilytetään sähköisessä muodossa Googlen palvelussa. Tohtoriverkoston LinkedIn -ryhmään liittyminen tapahtuu pyytämällä ylläpidolta liittämistä ryhmään. LinkedIn –ryhmän ja Google-lomakkeiden osalta rekisterinpitäjiä ovat LinkedIn ja Google. Tohtoriverkosto ry ei voi vaikuttaa siihen, miten nämä hyödyntävät alustalle tallennettuja tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakulomake, jäsenen omat ilmoitukset ja verkkomaksut.

Henkilötietojen käsittelyperiaatteet

Tohtoriverkosto ry ei luovuta mitään käsittelemiään tietoja eteenpäin, lukuun ottamatta Verohallinnolle toimitettavia pakollisia tietoja apurahan saajista. Henkilötietoja hyödynnetään ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Nämä tarkoitukset on kuvattu edellä kohdassa Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Pääsy jäsenrekisterin tietoihin on ainoastaan erikseen nimetyillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Vastuuhenkilöt säilyttävät tarvittavia käyttäjätunnuksia ja salasanoja siten, ettei niihin ole pääsyä kenelläkään ulkopuolisella. Järjestelmien käyttäjät huolehtivat, että heillä on käytössään riittävän vahva salasanasuojaus.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja, jäsenhakemusta ja samalla nimenomaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn säilytetään niin kauan kuin henkilö on Tohtoriverkosto ry:n jäsen. Jäsen voi koska tahansa pyytää ylläpitäjältä jäsentietojensa poistamista. Pyynnöt käsitellään viipymättä.

Tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden tiedot säilytetään enintään kahden edeltävän kalenterivuoden ajalta. Jokaisen kalenterivuoden alussa tätä vanhemmat tiedot poistetaan.

Pidempi säilytysaika on ainoastaan jäsenlaskutusta ja apurahojen maksamista varten kerättävillä tiedoilla, joita kirjanpitolain mukaisesti säilytetään 6 kalenterivuotta kyseisen tilikauden päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilö voi milloin tahansa päättää jäsenyytensä Tohtoriverkosto ry:ssa ottamalla yhteyttä yhdistyksen vastuuhenkilöön info at tohtoriverkosto.fi, jolloin jäsenen kaikki tiedot poistetaan jäsenrekisteristä.

Jäsenellä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejä Tohtoriverkosto ry:n tapahtumista. Sähköpostilistalta voi poistua milloin tahansa unsubscribe-toiminnolla. Tämä ei ole sama asia kuin yhdistyksen jäsenyyden päättäminen. Poisto koskee vain postituslistaa. Jäsenrekisteristä poistuminen on aina tehtävä kirjallisella ilmoituksella sähköpostiin.

Skillhive-palvelussa (kts. alla) käyttäjän tulee annetun ohjeen mukaisesti itse huolehtia oman käyttäjäprofiilinsa asetuksista, joissa käyttäjä voi valita, haluaako keskusteluista ja tapahtumista ilmoituksia sähköpostiin. LinkedInissä käyttäjä voi itse päättää kyseisen ryhmän jäsenyytensä poistumalla ryhmästä.

Jäsenellä on oikeus korjata virheellinen henkilötieto. Nimen tai sähköpostiosoitteen muuttuessa on muuttunut tieto viipymättä ilmoitettava yhdistykselle.

 

Tohtoriverkoston Skillhive

Intunex Oy toimittaa Tohtoriverkosto ry:n käyttöön Skillhive-palvelun (ns. jäsenintra), jossa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on sovittu erillisellä Tietosuojaliitteellä.

Tohtoriverkosto ry (“Rekisterinpitäjä”) on tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä ja määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Intunex Oy (“Toimittaja”, “Henkilötietojen käsittelijä”) toteuttaa Asiakkaan toimeksiannosta henkilötietojen käsittelyä Asiakkaan lukuun. Toimittaja saa käsitellä henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan määrittelemissä käyttötarkoituksissa Palvelun käyttöehtojen ja Tietosuojaliitteen mukaisesti.

Käyttäjät kutsutaan mukaan palveluun, kun he ovat maksaneet jäsenmaksun. Liittyminen on vapaaehtoista. Jo mukaan liittyneellä käyttäjällä on oikeus koska tahansa pyytää käyttäjätunnuksensa poistamista Tohtoriverkosto ry:n Skillhivestä ja pyyntö käsitellään viipymättä.

Päivitetty 25.9.2024